Microsoft 365 Business Basic คืออะไร? เจาะลึกฟีเจอร์ ราคา และความคุ้มค่าสำหรับ SME ปี 2027
การเลือกซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กไม่ใช่เรื่องของการซื้อโปรแกรมที่มีฟีเจอร์มากที่สุดเสมอไป แต่เป็นการเลือกเครื่องมือที่เหมาะกับวิธีทำงานของพนักงานและงบประมาณขององค์กร
บริษัทบางแห่งจำเป็นต้องใช้ Excel ขั้นสูงและโปรแกรม Office บนคอมพิวเตอร์ทุกวัน ขณะที่อีกหลายธุรกิจใช้เพียงอีเมลบริษัท การสร้างเอกสารทั่วไป การประชุมออนไลน์ และระบบจัดเก็บไฟล์ที่พนักงานเข้าถึงร่วมกันได้
หากซื้อแพ็กเกจที่มีความสามารถเกินความจำเป็น ธุรกิจอาจต้องจ่ายค่าซอฟต์แวร์มากกว่าที่ใช้งานจริงในระยะยาว
Microsoft 365 Business Basic เป็นแพ็กเกจแบบสมัครสมาชิกสำหรับธุรกิจที่เน้นการใช้งานแอป Microsoft 365 ผ่านเว็บและอุปกรณ์ที่รองรับ ควบคู่กับบริการอีเมลบริษัทและระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
จุดเด่นของแพ็กเกจนี้คือการช่วยให้ธุรกิจเริ่มใช้เครื่องมือสำนักงานและระบบทำงานร่วมกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องซื้อสิทธิ์แอป Office แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบให้พนักงานทุกคน
สำหรับผู้ที่กำลังค้นหา Microsoft 365 Business Basic ปี 2027 บทความนี้จะอธิบายว่าภายในแพ็กเกจมีอะไรบ้าง เหมาะกับธุรกิจประเภทใด แตกต่างจาก Business Standard อย่างไร และควรตรวจสอบเรื่องใดก่อนสั่งซื้อ
หมายเหตุเกี่ยวกับปี 2027: Microsoft 365 Business Basic เป็นบริการที่ Microsoft อัปเดตอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่ต้องมีเวอร์ชันชื่อ “2027” โดยเฉพาะ เนื้อหานี้อธิบายความสามารถของแพ็กเกจที่มีอยู่ก่อนปี 2027 โดยราคา รายการบริการ และเงื่อนไขลิขสิทธิ์ควรตรวจสอบอีกครั้ง ณ วันที่ซื้อ
Microsoft 365 Business Basic คืออะไร?
Microsoft 365 Business Basic คือแพ็กเกจ Microsoft 365 สำหรับธุรกิจที่รวมแอปพลิเคชันสำนักงานบนเว็บและบริการคลาวด์ เพื่อช่วยจัดการเอกสาร อีเมล และข้อมูลขององค์กร
เครื่องมือหลักที่เกี่ยวข้องกับแพ็กเกจ ได้แก่ Word, Excel และ PowerPoint เวอร์ชันเว็บ รวมถึง Exchange Online, OneDrive for Business และ SharePoint Online ตามสิทธิ์ที่กำหนด
Microsoft Teams อาจรวมอยู่ในแพ็กเกจหรือจำหน่ายแยก ขึ้นอยู่กับ SKU และตลาดที่เลือกซื้อ
จุดแตกต่างสำคัญจาก Business Standard คือ Business Basic ไม่รวมสิทธิ์ใช้งานแอป Word, Excel และ PowerPoint แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ
ดังนั้นจึงเหมาะกับพนักงานที่สามารถทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์เป็นหลัก และไม่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์เฉพาะของ Office บนคอมพิวเตอร์ตลอดเวลา
ตัวอย่างการใช้ Business Basic ในบริษัท
สมมติว่าบริษัทให้บริการด้านการตลาดมีพนักงาน 12 คน
พนักงานส่วนใหญ่ทำงานผ่านเว็บ โดยใช้เอกสารออนไลน์ จัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ และติดต่อกับลูกค้าทางอีเมล
หากงานประจำไม่ได้ต้องใช้เครื่องมือ Excel ขั้นสูงหรือโปรแกรม Office แบบติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ Microsoft 365 Business Basic อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม หากบางตำแหน่งต้องใช้ไฟล์ Excel ที่มี Macro หรือฟีเจอร์เฉพาะของแอปเดสก์ท็อป บริษัทควรพิจารณาแพ็กเกจที่รองรับงานเหล่านั้นเพิ่มเติม
1. Word บนเว็บ สร้างและแก้ไขเอกสารธุรกิจผ่านเบราว์เซอร์
Microsoft Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมสำนักงานที่ธุรกิจใช้เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสารเสนอราคา รายงาน หรือเอกสารภายในองค์กร
Microsoft 365 Business Basic รองรับการใช้ Word ผ่านเว็บตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ
Word บนเว็บใช้ทำอะไรได้บ้าง?
ผู้ใช้งานสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความ จัดรูปแบบเนื้อหา เพิ่มตาราง และทำงานร่วมกับผู้อื่นผ่านระบบที่รองรับได้
ตัวอย่างเช่น บริษัทบริการต้องการจัดทำข้อเสนอโครงการให้ลูกค้า
ฝ่ายขายสามารถเตรียมรายละเอียดทางธุรกิจ ขณะที่ฝ่ายปฏิบัติการช่วยตรวจสอบขอบเขตงานในเอกสารที่จัดเก็บร่วมกัน
กระบวนการนี้ช่วยลดปัญหาการส่งไฟล์หลายฉบับผ่านอีเมล และทำให้สมาชิกทำงานบนข้อมูลเดียวกันได้สะดวกขึ้น
Word บนเว็บต่างจาก Word บนคอมพิวเตอร์อย่างไร?
Word บนเว็บมีความสามารถเพียงพอสำหรับงานเอกสารทั่วไปจำนวนมาก แต่ไม่ได้รองรับทุกฟีเจอร์ของ Word แบบเดสก์ท็อป
โดยเฉพาะเอกสารที่มีการจัดหน้าอย่างซับซ้อนหรือใช้เครื่องมือเฉพาะทาง ควรทดสอบว่า Word บนเว็บสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการหรือไม่
หากองค์กรมีเอกสารที่ต้องใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงเป็นประจำ อาจเหมาะกับ Business Standard มากกว่า
2. Excel บนเว็บ จัดการข้อมูลธุรกิจโดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเต็มรูปแบบ
Excel เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เพราะสามารถใช้สร้างตาราง บันทึกข้อมูล และวิเคราะห์ตัวเลขในงานประจำวันได้
Microsoft 365 Business Basic ให้ใช้งาน Excel ผ่านเว็บตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ
ตัวอย่างการใช้ Excel บนเว็บ
สมมติว่าร้านค้าส่งต้องการติดตามยอดขายรายวันจากพนักงานหลายคน
แต่ละคนสามารถบันทึกข้อมูลในไฟล์ที่จัดเก็บบนบริการคลาวด์ที่รองรับ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้
ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่
- บันทึกยอดขายรายวัน
- จัดทำรายการสินค้า
- ติดตามค่าใช้จ่ายเบื้องต้น
- สร้างตารางงาน
- สรุปข้อมูลด้วยสูตรและแผนภูมิที่รองรับ
Excel บนเว็บใช้แทน Excel แบบเดสก์ท็อปได้ทั้งหมดหรือไม่?
ไม่ได้ทุกกรณี
Excel บนเว็บรองรับงานตารางและสูตรจำนวนมาก แต่ความสามารถบางประเภทแตกต่างจากแอปเดสก์ท็อป
โดยเฉพาะไฟล์ที่ใช้ VBA Macro, Add-ins บางประเภท หรือกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ควรตรวจสอบความเข้ากันได้ก่อนเลือก Business Basic
สำหรับบริษัทที่มีฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูลซึ่งต้องทำงานกับไฟล์ Excel ซับซ้อนเป็นประจำ อาจต้องใช้แพ็กเกจที่มีแอปเดสก์ท็อป
3. PowerPoint บนเว็บ สร้างสไลด์นำเสนองานออนไลน์
PowerPoint เป็นเครื่องมือสำหรับจัดทำสไลด์ที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหาร ลูกค้า และผู้ร่วมงาน
Microsoft 365 Business Basic รองรับการสร้างและแก้ไขงานนำเสนอผ่านเว็บในรูปแบบที่กำหนด
PowerPoint บนเว็บเหมาะกับงานอะไร?
สมมติว่าบริษัท Startup ต้องนำเสนอผลการดำเนินงานรายเดือน
พนักงานสามารถจัดทำสไลด์และนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาสรุปเป็นข้อความ ตาราง หรือภาพประกอบ
เมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บบนบริการที่รองรับ สมาชิกสามารถทำงานร่วมกันได้ตามสิทธิ์
ข้อจำกัดที่ควรรู้
PowerPoint บนเว็บอาจไม่รองรับความสามารถบางประเภทเทียบเท่าแอปเดสก์ท็อป เช่น เครื่องมือขั้นสูงหรือองค์ประกอบเฉพาะบางรูปแบบ
หากบริษัทต้องผลิตงานนำเสนอที่มีแอนิเมชันซับซ้อนหรือใช้องค์ประกอบเฉพาะทาง ควรตรวจสอบความสามารถก่อนเลือกแพ็กเกจ
4. Exchange Online ระบบอีเมลธุรกิจภายใต้โดเมนบริษัท
อีเมลบริษัทเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า
Microsoft 365 Business Basic มีบริการ Exchange Online ตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการระบบอีเมลธุรกิจได้
ทำไมธุรกิจควรมีอีเมลบริษัท?
ตัวอย่างเช่น บริษัทชื่อ Example Design อาจต้องการใช้อีเมลรูปแบบ
การใช้อีเมลภายใต้โดเมนองค์กรช่วยให้บริษัทมีรูปแบบการติดต่อที่เป็นระบบและแยกจากบัญชีอีเมลส่วนตัวของพนักงาน
อย่างไรก็ตาม โดเมนบริษัทอาจต้องจดทะเบียนและชำระค่าบริการแยกจาก Microsoft 365
Exchange Online ช่วยธุรกิจอย่างไร?
- จัดการอีเมลของผู้ใช้งานตามสิทธิ์
- รองรับการใช้อีเมลภายใต้โดเมนองค์กร
- ใช้งานร่วมกับปฏิทินและการนัดหมาย
- สนับสนุนการบริหารบัญชีอีเมลโดยผู้ดูแลระบบ
- ช่วยแยกการสื่อสารของบริษัทออกจากอีเมลส่วนตัว
ควรตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายและข้อจำกัดการใช้งานตาม SKU ก่อนซื้อ เพราะบริการ Microsoft 365 แต่ละแพ็กเกจอาจมีเงื่อนไขแตกต่างกัน
5. Outlook บนเว็บ จัดการอีเมลและปฏิทินธุรกิจ
Outlook บนเว็บช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงอีเมลธุรกิจผ่านเบราว์เซอร์ โดยไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรม Outlook แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ
เหมาะกับพนักงานที่ทำงานจากหลายสถานที่หรือใช้อุปกรณ์ที่แตกต่างกัน
ตัวอย่างการใช้งาน
พนักงานฝ่ายขายเดินทางไปพบลูกค้านอกสำนักงาน และต้องตรวจสอบอีเมลเกี่ยวกับการยืนยันการสั่งซื้อ
เมื่อเข้าสู่ระบบผ่านวิธีที่รองรับ สามารถเปิดอ่านและตอบกลับข้อความได้โดยใช้บัญชีองค์กร
นอกจากนี้ยังสามารถจัดการปฏิทินและการนัดหมายตามความสามารถของบริการ
ข้อควรระวัง
การเปิดอีเมลจากคอมพิวเตอร์สาธารณะหรืออุปกรณ์ที่ไม่เชื่อถือได้อาจเพิ่มความเสี่ยงด้านข้อมูล
องค์กรควรมีนโยบายการเข้าสู่ระบบ การยืนยันตัวตน และการออกจากระบบที่เหมาะสม
ไม่ควรถือว่าการใช้บริการคลาวด์ช่วยขจัดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
6. OneDrive for Business จัดเก็บไฟล์บนคลาวด์
OneDrive for Business เป็นบริการจัดเก็บไฟล์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกและเข้าถึงเอกสารผ่านบัญชีองค์กร
แพ็กเกจ Business Basic โดยทั่วไปมีพื้นที่ OneDrive สำหรับผู้ใช้งานตามข้อกำหนดของ Microsoft ซึ่งควรตรวจสอบปริมาณพื้นที่และเงื่อนไขล่าสุดก่อนซื้อ
OneDrive ช่วยธุรกิจขนาดเล็กอย่างไร?
สมมติว่าพนักงานต้องสลับทำงานระหว่างคอมพิวเตอร์สำนักงานกับโน้ตบุ๊ก
หากไฟล์สำคัญถูกเก็บไว้เฉพาะในเครื่องสำนักงาน พนักงานอาจไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเมื่อทำงานนอกสถานที่
การใช้ OneDrive ช่วยให้เข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บบนคลาวด์ผ่านอุปกรณ์และสิทธิ์ที่รองรับ
OneDrive มีประโยชน์ด้านใดบ้าง?
เข้าถึงไฟล์จากหลายสถานที่
เหมาะกับพนักงานที่ต้องทำงานนอกสำนักงาน
แบ่งปันเอกสาร
สามารถกำหนดวิธีแชร์ไฟล์ให้ผู้เกี่ยวข้องตามสิทธิ์ที่รองรับ
ทำงานร่วมกัน
ใช้ร่วมกับแอป Office บนเว็บเพื่อแก้ไขเอกสารตามความสามารถของระบบ
ติดตามเวอร์ชัน
บริการมีความสามารถในการจัดการประวัติไฟล์บางประเภท ซึ่งช่วยตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงตามเงื่อนไขที่รองรับ
OneDrive ใช้แทนระบบ Backup ได้ทั้งหมดหรือไม่?
ไม่ควรถือว่าใช้แทนได้ทุกกรณี
แม้ OneDrive จะมีความสามารถด้านการจัดเก็บและกู้คืนไฟล์ แต่ธุรกิจยังควรประเมินความจำเป็นในการสำรองข้อมูลแยกต่างหาก
โดยเฉพาะข้อมูลที่ต้องเก็บรักษาเป็นระยะเวลานาน หรือมีข้อกำหนดด้านการกู้คืนหลังเกิดเหตุการณ์ผิดปกติ
7. SharePoint Online สร้างพื้นที่เก็บเอกสารส่วนกลาง
ธุรกิจที่มีหลายแผนกจำเป็นต้องจัดการไฟล์ที่พนักงานใช้ร่วมกัน เช่น แบบฟอร์มบริษัท รายงานโครงการ และเอกสารสำหรับลูกค้า
SharePoint Online เป็นบริการที่ช่วยสนับสนุนการสร้างพื้นที่ข้อมูลส่วนกลางตามสิทธิ์ของแพ็กเกจ
SharePoint แตกต่างจาก OneDrive อย่างไร?
OneDrive เหมาะกับไฟล์ที่สัมพันธ์กับบัญชีของผู้ใช้งานแต่ละคนเป็นหลัก
ส่วน SharePoint เหมาะกับไฟล์ที่เป็นข้อมูลของทีม โครงการ หรือองค์กร
ตัวอย่างการใช้ SharePoint ในบริษัท SME
สมมติว่าบริษัทรับออกแบบมีฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชี
แต่ละฝ่ายต้องใช้เอกสารบางประเภทที่เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลทั้งหมด
องค์กรสามารถกำหนดพื้นที่เอกสารและสิทธิ์ที่เหมาะสม เพื่อให้พนักงานค้นหาข้อมูลและทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้น
สิ่งสำคัญในการใช้ SharePoint
ควรกำหนดผู้รับผิดชอบพื้นที่เอกสาร และวางมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์
ไม่ควรให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลทุกประเภทโดยไม่มีการควบคุม เพราะอาจเพิ่มความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงหรือเผยแพร่ข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ
8. Microsoft Teams มีรวมอยู่ใน Business Basic หรือไม่?
Microsoft Teams เป็นบริการสำหรับการสื่อสารและทำงานร่วมกันในองค์กร โดยมีความสามารถด้านการประชุมและการสนทนาตามสิทธิ์ที่รองรับ
อย่างไรก็ตาม Microsoft 365 Business Basic มีทั้งรูปแบบแพ็กเกจที่รวม Teams และรูปแบบที่ไม่มี Teams ในบางตลาดหรือช่องทางจำหน่าย
ดังนั้นก่อนซื้อควรตรวจสอบชื่อ SKU และรายการบริการอย่างชัดเจน
ตัวอย่างการใช้ Teams ในธุรกิจ
สมมติว่าบริษัทมีสำนักงานในกรุงเทพฯ และมีทีมงานอยู่ต่างจังหวัด
เมื่อเลือกแพ็กเกจที่มี Teams ตามสิทธิ์ พนักงานสามารถใช้ระบบสำหรับประชุมและประสานงานได้
แต่หากองค์กรเลือก SKU ที่ไม่มี Teams ก็อาจต้องจัดซื้อสิทธิ์เพิ่มเติมตามข้อกำหนด
ทำไมเรื่องนี้สำคัญกับการเปรียบเทียบราคา?
แพ็กเกจที่มีชื่อใกล้เคียงกันอาจไม่ได้รวมบริการเหมือนกันทั้งหมด
การเปรียบเทียบราคา Microsoft 365 จึงควรดูชื่อ SKU และรายการบริการที่ได้รับ ไม่ใช่ดูเพียงชื่อ Business Basic
9. Business Basic ใช้ Word และ Excel แบบออฟไลน์ได้หรือไม่?
นี่เป็นหนึ่งในคำถามสำคัญที่สุดก่อนซื้อ Microsoft 365 Business Basic
Business Basic ไม่รวมสิทธิ์ใช้งาน Word, Excel และ PowerPoint แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ
ดังนั้นหากต้องการใช้โปรแกรม Office บนคอมพิวเตอร์โดยไม่พึ่งพาเบราว์เซอร์เป็นหลัก ควรพิจารณาแพ็กเกจที่มีสิทธิ์แอปเดสก์ท็อป
แล้วถ้าไม่มีอินเทอร์เน็ตจะทำงานได้หรือไม่?
การใช้แอป Office เวอร์ชันเว็บจำเป็นต้องคำนึงถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และความสามารถในการทำงานออฟไลน์อาจแตกต่างกันตามแอปและอุปกรณ์
ไม่ควรวางแผนให้ Business Basic ทดแทนการใช้งาน Office เดสก์ท็อปแบบออฟไลน์เต็มรูปแบบ
ตัวอย่างการเลือกแพ็กเกจ
พนักงานบริการลูกค้าที่ต้องตอบอีเมลและกรอกข้อมูลผ่านเว็บเป็นหลัก อาจใช้งาน Business Basic ได้เพียงพอ
แต่พนักงานบัญชีที่ต้องทำงานกับ Excel ขั้นสูงและไฟล์ขนาดใหญ่โดยใช้ฟีเจอร์เดสก์ท็อป อาจต้องใช้ Business Standard หรือผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกว่า
10. Microsoft 365 Business Basic กับ Business Standard ต่างกันอย่างไร?
ทั้งสองแพ็กเกจเหมาะกับธุรกิจ แต่มีความแตกต่างด้านการใช้งานแอป Office บนคอมพิวเตอร์
| รายการ | Business Basic | Business Standard |
|---|---|---|
| Word, Excel, PowerPoint บนเว็บ | มี | มี |
| แอป Office เดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ | ไม่รวม | รวมตามสิทธิ์ |
| อีเมลบริษัทผ่าน Exchange | มี | มี |
| OneDrive for Business | มี | มี |
| SharePoint Online | มี | มี |
| Microsoft Teams | ขึ้นอยู่กับ SKU | ขึ้นอยู่กับ SKU |
| เหมาะกับ | งานผ่านเว็บและคลาวด์เป็นหลัก | งาน Office บนคอมพิวเตอร์และคลาวด์ |
ควรเลือก Business Basic เมื่อใด?
เหมาะกับพนักงานที่ใช้เว็บเบราว์เซอร์เป็นหลัก เช่น งานอีเมล การจัดเอกสารทั่วไป และการเข้าถึงข้อมูลออนไลน์
ควรเลือก Business Standard เมื่อใด?
เหมาะกับพนักงานที่ต้องใช้โปรแกรม Office แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบเป็นประจำ หรือใช้ความสามารถที่ไม่มีในเวอร์ชันเว็บ
บริษัทสามารถใช้ทั้งสองแพ็กเกจร่วมกันได้หรือไม่?
องค์กรสามารถพิจารณาจัดสรรแพ็กเกจต่างกันตามหน้าที่ของพนักงาน ภายใต้เงื่อนไขลิขสิทธิ์ที่รองรับ
ตัวอย่างเช่น พนักงานธุรการบางคนใช้ Business Basic ขณะที่ฝ่ายบัญชีและผู้บริหารที่ต้องใช้ Excel ขั้นสูงใช้ Business Standard
แนวทางนี้อาจช่วยให้ค่าใช้จ่ายสัมพันธ์กับการใช้งานจริงมากขึ้น
11. Microsoft 365 Business Basic กับ Google Workspace ต่างกันอย่างไร?
Microsoft 365 Business Basic และ Google Workspace เป็นบริการสำหรับธุรกิจที่เน้นเครื่องมือสำนักงานและการทำงานร่วมกันบนคลาวด์
แต่ทั้งสองมีระบบแอปพลิเคชันและแนวทางจัดการข้อมูลแตกต่างกัน
Microsoft 365 Business Basic
เหมาะกับองค์กรที่ต้องการใช้ Word, Excel และ PowerPoint ผ่านเว็บ พร้อมระบบอีเมลและบริการคลาวด์ในระบบ Microsoft
Google Workspace
เป็นชุดบริการที่เกี่ยวข้องกับ Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets และเครื่องมืออื่นตามแพ็กเกจที่รองรับ
ควรเลือกอะไร?
หากบริษัททำงานกับไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint จากลูกค้าเป็นประจำ การใช้ระบบ Microsoft อาจช่วยให้ Workflow สอดคล้องกับรูปแบบไฟล์ที่ได้รับมากขึ้น
แต่หากทีมทำงานผ่านเอกสาร Google เป็นหลักอยู่แล้ว Google Workspace ก็เป็นตัวเลือกที่ควรเปรียบเทียบ
ไม่ควรสรุปว่าบริการใดดีกว่าในทุกกรณี เพราะความเหมาะสมขึ้นอยู่กับระบบเดิม รูปแบบไฟล์ และความต้องการบริหารบัญชีของบริษัท
12. Business Basic มีระบบรักษาความปลอดภัยอะไรบ้าง?
Microsoft 365 Business Basic มีมาตรการพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับบัญชีและบริการคลาวด์ตามข้อกำหนดของ Microsoft
อย่างไรก็ตาม Business Basic ไม่ได้รวมเครื่องมือขั้นสูงทั้งหมดที่มีใน Business Premium เช่น Microsoft Intune และ Microsoft Entra ID P1 ตามสิทธิ์หลักของแพ็กเกจ
ธุรกิจควรให้ความสำคัญกับอะไร?
การยืนยันตัวตน
ควรใช้ MFA และแนวทางเข้าสู่ระบบที่เหมาะสมกับบัญชีองค์กร
การจัดการสิทธิ์
กำหนดว่าพนักงานแต่ละคนสามารถเข้าถึงเอกสารและข้อมูลประเภทใดได้บ้าง
การป้องกัน Phishing
ฝึกอบรมให้พนักงานตรวจสอบอีเมลและลิงก์ที่น่าสงสัย
การสำรองข้อมูล
กำหนดวิธีสำรองและกู้คืนข้อมูลสำคัญให้เหมาะกับความเสี่ยงของธุรกิจ
การดูแลอุปกรณ์
ตรวจสอบว่าเครื่องที่ใช้เข้าถึงข้อมูลบริษัทได้รับการอัปเดตและมีระบบป้องกันที่เหมาะสม
Business Basic เพียงพอสำหรับข้อมูลสำคัญหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับระดับความเสี่ยงและข้อกำหนดขององค์กร
หากบริษัทมีข้อมูลลูกค้าที่มีความอ่อนไหวหรือจำเป็นต้องควบคุมอุปกรณ์อย่างละเอียด ควรประเมิน Business Premium หรือบริการความปลอดภัยอื่นเพิ่มเติม
13. Microsoft 365 Business Basic เหมาะกับธุรกิจประเภทใด?
ร้านค้าออนไลน์
เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการอีเมลบริษัท ระบบเอกสาร และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำหรับทีม
บริษัทให้บริการขนาดเล็ก
เหมาะกับพนักงานที่ใช้เอกสารและอีเมลเป็นประจำ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ Office เดสก์ท็อปเต็มรูปแบบทุกคน
ธุรกิจที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่
เหมาะกับการเข้าถึงข้อมูลผ่านเว็บและอุปกรณ์ที่รองรับตามนโยบายองค์กร
Startup
เหมาะกับทีมที่ต้องการเริ่มใช้งานระบบอีเมลและเครื่องมือสำนักงานโดยเน้นการบริหารค่าใช้จ่ายตามจำนวนผู้ใช้งาน
บริษัทที่มีพนักงานหลายประเภท
เหมาะกับการใช้ Business Basic สำหรับตำแหน่งที่ทำงานผ่านเว็บเป็นหลัก และจัดสรรแพ็กเกจอื่นให้ผู้ที่ต้องใช้แอปเดสก์ท็อป
14. ตัวอย่างการเลือก Microsoft 365 สำหรับบริษัท 15 คน
สมมติว่าบริษัทจำหน่ายสินค้าออนไลน์มีพนักงาน 15 คน แบ่งเป็น
- พนักงานบริการลูกค้า 6 คน
- พนักงานคลังสินค้า 4 คน
- ฝ่ายขาย 3 คน
- ฝ่ายบัญชี 1 คน
- ผู้บริหาร 1 คน
บริษัทต้องการใช้อีเมลภายใต้โดเมนขององค์กรและระบบจัดเก็บเอกสารร่วมกัน
กลุ่มที่ 1: พนักงานบริการลูกค้า
งานหลักคือรับอีเมล ตรวจสอบรายการสินค้า และใช้งานเอกสารผ่านเว็บ
Business Basic อาจเพียงพอ หากไม่ต้องใช้ฟีเจอร์ Office แบบเดสก์ท็อป
กลุ่มที่ 2: พนักงานคลังสินค้า
หากใช้งานผ่านระบบเว็บและต้องเข้าถึงเอกสารบางประเภท Business Basic อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม
กลุ่มที่ 3: ฝ่ายขาย
หากทำงานผ่านอีเมลและเอกสารทั่วไป อาจใช้ Business Basic ได้
แต่หากต้องสร้างสไลด์ซับซ้อนหรือใช้ Excel แบบเดสก์ท็อปเป็นประจำ ควรประเมิน Business Standard
กลุ่มที่ 4: ฝ่ายบัญชี
หากต้องใช้ Excel ขั้นสูงหรือโปรแกรม Office บนคอมพิวเตอร์ ควรพิจารณาแพ็กเกจที่รวมแอปเดสก์ท็อป
กลุ่มที่ 5: ผู้บริหาร
เลือกแพ็กเกจตามลักษณะงานจริง เช่น การเปิดเอกสารผ่านเว็บหรือการจัดทำรายงานและสไลด์ด้วยแอปเดสก์ท็อป
ข้อคิดสำคัญ: บริษัทไม่จำเป็นต้องซื้อแพ็กเกจเดียวกันให้ทุกคน หากสามารถกำหนดสิทธิ์ใช้งานตามหน้าที่ได้อย่างเหมาะสม
การแยกกลุ่มผู้ใช้งานเช่นนี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อประเมินต้นทุนได้ละเอียดขึ้น
15. วิธีตั้งค่า Microsoft 365 Business Basic สำหรับธุรกิจเริ่มต้น
การใช้งาน Microsoft 365 อย่างเป็นระบบควรเริ่มจากการวางแผนบัญชีผู้ใช้งานและข้อมูลของบริษัท
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบจำนวนผู้ใช้งาน
กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องใช้บริการ Microsoft 365 และแยกกลุ่มตามลักษณะงาน
ขั้นตอนที่ 2: เตรียมโดเมนบริษัท
หากต้องการใช้อีเมลภายใต้โดเมนองค์กร ควรตรวจสอบว่าบริษัทเป็นเจ้าของโดเมนและสามารถจัดการ DNS ได้
ขั้นตอนที่ 3: จัดเตรียมบัญชีผู้ดูแลระบบ
กำหนดผู้รับผิดชอบในการจัดการบัญชีและสิทธิ์ใช้งาน พร้อมใช้มาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มบัญชีพนักงาน
สร้างบัญชีตามรายชื่อผู้ใช้งานจริง และกำหนดแพ็กเกจให้เหมาะกับแต่ละคน
ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าระบบอีเมล
ดำเนินการตั้งค่า Exchange Online และตรวจสอบการส่งรับอีเมลก่อนย้ายการทำงานทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6: จัดระเบียบไฟล์
กำหนดว่าเอกสารใดควรอยู่ใน OneDrive และเอกสารใดควรจัดเก็บใน SharePoint
ขั้นตอนที่ 7: กำหนดนโยบายการแบ่งปัน
วางหลักเกณฑ์สำหรับการแชร์ไฟล์กับบุคคลภายนอกและการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ
ขั้นตอนที่ 8: ฝึกอบรมพนักงาน
แนะนำวิธีใช้ Word, Excel และ PowerPoint บนเว็บ รวมถึงการจัดการอีเมลและไฟล์
ขั้นตอนที่ 9: ตรวจสอบความปลอดภัย
ตั้งค่าการยืนยันตัวตนและตรวจสอบสิทธิ์ของบัญชีตามความเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 10: ทบทวนการใช้งาน
หลังเริ่มใช้งานควรประเมินว่าพนักงานมีข้อจำกัดด้านฟีเจอร์ใดบ้าง และจำเป็นต้องปรับแพ็กเกจสำหรับบางตำแหน่งหรือไม่
Workflow นี้ช่วยให้บริษัทเริ่มใช้งาน Microsoft 365 อย่างเป็นระบบและลดความสับสนในช่วงเปลี่ยนผ่านจากเครื่องมือเดิม
16. Microsoft 365 Business Basic ราคาเท่าไหร่ในปี 2027?
ราคา Microsoft 365 Business Basic ขึ้นอยู่กับประเทศที่ซื้อ รูปแบบสัญญา รอบการชำระเงิน ภาษี และเงื่อนไขของผู้จำหน่าย
นอกจากนี้ SKU ที่รวม Teams และไม่มี Teams อาจมีรายการบริการและราคาแตกต่างกัน
เนื่องจากยังไม่ได้ตรวจสอบราคาอย่างเป็นทางการสำหรับปี 2027 จึงไม่ควรใช้ตัวเลขราคาที่ไม่ได้รับการยืนยันมาตัดสินใจจัดซื้อ
ควรเปรียบเทียบราคาอย่างไร?
ราคาต่อผู้ใช้งาน
ตรวจสอบจำนวนสิทธิ์ที่องค์กรต้องซื้อจริง
ระยะเวลาสัญญา
ตรวจสอบว่าเป็นสัญญารายเดือนหรือรายปี
รอบการเรียกเก็บเงิน
บางรูปแบบสัญญาอาจมีวิธีชำระเงินที่แตกต่างกัน
รายการบริการ
ยืนยันว่าแพ็กเกจรวม Teams หรือไม่
ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
พิจารณาค่าโดเมน บริการย้ายอีเมล และการตั้งค่าระบบ หากมี
ความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแพ็กเกจ
ตรวจสอบเงื่อนไขเพิ่มหรือลดจำนวนสิทธิ์และการเปลี่ยนแพ็กเกจ
การเปรียบเทียบจากค่าใช้จ่ายรวมจะช่วยให้ธุรกิจเห็นต้นทุนที่ใกล้เคียงกับการใช้งานจริงมากกว่าการดูเพียงราคาต่อเดือน
17. ซื้อ Microsoft 365 Business Basic ลิขสิทธิ์แท้ ต้องดูอะไรบ้าง?
การเลือกซื้อ Microsoft 365 สำหรับองค์กรควรตรวจสอบที่มาของสิทธิ์และเงื่อนไขผลิตภัณฑ์อย่างรอบคอบ
โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องใช้บริการอีเมลและจัดเก็บข้อมูลระยะยาว การควบคุมบัญชีองค์กรมีความสำคัญมากกว่าการได้รับเพียงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
Checklist ก่อนซื้อ
ชื่อผลิตภัณฑ์
ยืนยันว่าเป็น Microsoft 365 Business Basic ไม่ใช่แพ็กเกจอื่นที่มีชื่อใกล้เคียงกัน
รูปแบบ SKU
ตรวจสอบว่ารวม Teams หรือไม่
จำนวนสิทธิ์
กำหนดตามจำนวนผู้ใช้งานจริง
ระยะเวลาสัญญา
ตรวจสอบรอบต่ออายุและเงื่อนไขการชำระเงิน
สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
องค์กรควรสามารถบริหารบัญชีและข้อมูลภายใต้นโยบายของตนเองได้อย่างเหมาะสม
เอกสารการซื้อ
ตรวจสอบใบเสนอราคาและเอกสารภาษีที่ธุรกิจต้องใช้
การสนับสนุนหลังการขาย
สอบถามขอบเขตบริการด้านการเปิดใช้งาน การตั้งค่าโดเมน และการย้ายอีเมล หากมี
ความต้องการใช้งาน Office เดสก์ท็อป
ตรวจสอบอีกครั้งว่าพนักงานไม่ได้ต้องการสิทธิ์ Word, Excel หรือ PowerPoint แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ
การตรวจสอบล่วงหน้าช่วยลดโอกาสซื้อแพ็กเกจผิดประเภท และช่วยให้องค์กรวางแผนค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนขึ้น
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Microsoft 365 Business Basic (FAQ)
Microsoft 365 Business Basic คืออะไร?
Microsoft 365 Business Basic เป็นแพ็กเกจแบบสมัครสมาชิกสำหรับธุรกิจที่รวมแอป Office บนเว็บ อีเมลบริษัท และบริการคลาวด์อย่าง OneDrive และ SharePoint ตามสิทธิ์ที่ได้รับ
Microsoft 365 Business Basic มีโปรแกรมอะไรบ้าง?
มี Word, Excel และ PowerPoint เวอร์ชันเว็บ รวมถึงบริการ Exchange Online, OneDrive และ SharePoint ส่วน Teams ต้องตรวจสอบว่าอยู่ใน SKU ที่เลือกหรือไม่
Microsoft 365 Business Basic มี Word และ Excel บนคอมพิวเตอร์หรือไม่?
Business Basic ไม่รวมสิทธิ์แอป Word และ Excel แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ หากต้องการใช้งานลักษณะดังกล่าวควรพิจารณา Business Standard
Microsoft 365 Business Basic ใช้อีเมลบริษัทได้หรือไม่?
ได้ แพ็กเกจมี Exchange Online ตามสิทธิ์ใช้งาน โดยสามารถใช้ร่วมกับโดเมนบริษัทเมื่อมีการตั้งค่าที่เหมาะสม
Microsoft 365 Business Basic มี OneDrive หรือไม่?
มี OneDrive for Business สำหรับจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ตามพื้นที่และข้อกำหนดของแพ็กเกจ
Microsoft 365 Business Basic มี Microsoft Teams หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับ SKU และตลาดที่จำหน่าย เนื่องจากมีแพ็กเกจทั้งรูปแบบที่รวม Teams และไม่รวม Teams จึงต้องตรวจสอบก่อนซื้อ
Microsoft 365 Business Basic ใช้แบบออฟไลน์ได้หรือไม่?
Business Basic เน้นการใช้งาน Office ผ่านเว็บ และไม่รวมแอป Office เดสก์ท็อปเต็มรูปแบบ จึงไม่เหมาะกับผู้ที่ต้องใช้ Word และ Excel แบบออฟไลน์เป็นหลัก
Microsoft 365 Business Basic กับ Business Standard ต่างกันอย่างไร?
Business Standard รวมสิทธิ์ใช้งานแอป Office เดสก์ท็อปเต็มรูปแบบตามแพ็กเกจ ขณะที่ Business Basic เน้นแอป Office บนเว็บและบริการคลาวด์
Microsoft 365 Business Basic เหมาะกับบริษัทขนาดเล็กหรือไม่?
เหมาะกับบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เอกสารและอีเมลผ่านเว็บเป็นหลัก โดยไม่จำเป็นต้องใช้ Office เดสก์ท็อปเต็มรูปแบบกับพนักงานทุกคน
Microsoft 365 Business Basic มี Copilot หรือไม่?
ไม่ควรถือว่าได้รับสิทธิ์ Microsoft 365 Copilot แบบเต็มโดยอัตโนมัติ เพราะบริการ AI มีเงื่อนไขและสิทธิ์ใช้งานแตกต่างกัน ควรตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ต้องการก่อนซื้อ
Microsoft 365 Business Basic มีระบบป้องกัน Ransomware หรือไม่?
มีมาตรการความปลอดภัยพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับบริการ Microsoft 365 แต่ไม่ได้รวมเครื่องมือด้านความปลอดภัยขั้นสูงทั้งหมดของ Business Premium และไม่สามารถรับประกันการป้องกัน Ransomware ได้ทุกกรณี
Microsoft 365 Business Basic ซื้อขาดได้หรือไม่?
ไม่ได้ เป็นบริการแบบสมัครสมาชิก ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ Office แบบซื้อขาด
Microsoft 365 Business Basic ใช้ร่วมกับ Business Standard ได้หรือไม่?
องค์กรสามารถพิจารณาใช้แพ็กเกจต่างกันตามความต้องการของพนักงาน ภายใต้เงื่อนไขลิขสิทธิ์ที่รองรับ โดยควรตรวจสอบการจัดสรรสิทธิ์ให้ถูกต้อง
Microsoft 365 Business Basic เหมาะกับฝ่ายบัญชีหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับรูปแบบงาน หากใช้ Excel ผ่านเว็บสำหรับงานทั่วไปอาจเพียงพอ แต่หากต้องใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงหรือ Excel เดสก์ท็อปเป็นประจำควรพิจารณา Business Standard
Microsoft 365 Business Basic ราคาเท่าไหร่?
ราคาขึ้นอยู่กับประเทศ รูปแบบสัญญา รอบชำระเงิน SKU และผู้จำหน่าย ควรตรวจสอบใบเสนอราคาล่าสุดก่อนซื้อ
Microsoft 365 Business Basic ซื้อที่ไหน?
ควรเลือกช่องทางจำหน่ายที่สามารถยืนยันชื่อ SKU สิทธิ์ใช้งาน และเงื่อนไขบริการได้ โดยสามารถศึกษาข้อมูลและสอบถามแพ็กเกจ Microsoft 365 สำหรับธุรกิจผ่าน https://softwaredirect.co.th/ พร้อมยืนยันความพร้อมจำหน่ายก่อนสั่งซื้อ
Microsoft 365 Business Basic 2027 มีฟีเจอร์ใหม่อะไรบ้าง?
Microsoft 365 Business Basic เป็นบริการที่ได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ไม่จำเป็นต้องมีผลิตภัณฑ์ชื่อรุ่น 2027 โดยเฉพาะ ควรตรวจสอบฟีเจอร์และเงื่อนไขล่าสุดจาก Microsoft ก่อนเลือกซื้อ
สรุป Microsoft 365 Business Basic คุ้มค่าสำหรับธุรกิจปี 2027 หรือไม่?
Microsoft 365 Business Basic เป็นแพ็กเกจที่เหมาะกับธุรกิจซึ่งต้องการระบบอีเมลบริษัท เครื่องมือสำนักงานบนเว็บ และบริการคลาวด์ โดยไม่ได้จำเป็นต้องใช้แอป Office แบบเดสก์ท็อปเต็มรูปแบบกับพนักงานทุกคน
จุดเด่นสำคัญอยู่ที่การรวม Word, Excel และ PowerPoint บนเว็บเข้ากับ Exchange Online, OneDrive และ SharePoint เพื่อสนับสนุนงานเอกสาร การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน
สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่เน้นการทำงานผ่านเว็บ Business Basic เป็นตัวเลือกที่ควรนำมาประเมิน เพราะช่วยให้สามารถจัดสรรงบประมาณซอฟต์แวร์ตามลักษณะการใช้งานจริง
แต่หากพนักงานต้องใช้ Excel ขั้นสูง หรือทำงานกับเอกสารแบบออฟไลน์เป็นประจำ Business Standard อาจตอบโจทย์ได้ดีกว่า
ขณะที่องค์กรที่ต้องการระบบจัดการอุปกรณ์และมาตรการความปลอดภัยเพิ่มเติม ควรพิจารณาความแตกต่างของ Business Premium
ก่อนซื้อสำหรับปี 2027 ควรตรวจสอบราคา รายการบริการ และสิทธิ์ใช้งานล่าสุด โดยเฉพาะประเด็นเรื่อง Teams และการใช้งานแอป Office แบบเดสก์ท็อป
สนใจ Microsoft 365 Business Basic สำหรับบริษัทของคุณ?
หากต้องการเลือกแพ็กเกจ Microsoft 365 สำหรับ SME เปรียบเทียบ Business Basic กับ Business Standard หรือสอบถามข้อมูลซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์สำหรับธุรกิจ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
